How big things get done / Bent Flyvbjerg & Dan Gardner

Isot projektit tuppaavat kestämään aiottua kauemmin ja rikkomaan kaikki budjetit. Tämän on jokainen uutisia seuraava havainnut: ydinvoimala ei meinaa valmistua millään, julkisen hallinnon IT-hankkeet venyvät paukkuvat ja lopulta tulokset eivät ole kenenkään mieleen. 

Miksi näin tapahtuu projektista ja hankkeesta toiseen? Ovatko erityisesti julkisen hallinnon ihmiset epäpäteviä vai onko ongelma jossain muualla. Voisiko epäonnistumista oppia - ja voisiko seuraava hanke onnistua? Mikä neuvoksi. 

Bent Flyvberg on tutkinut isoja projekteja vuosikymmenet. Hän on kerännyt tuhansien projektien historian tietokantaan, josta (ja omista kokemuksistaan neuvonantajana) hän on tiivistänyt joukon neuvoja. 

Kirjan pääviesti on, että projektin onnistumisen todennäköisyys on sitä suurempi, mitä modulaarisempi se on, mitä useampia vastaavanlaisia on tehty aiemmin, ja usein myös mitä enemmän projektin alussa maltetaan miettiä miksi projekti on tarpeen ja sen jälkeen käyttää aikaa suunnitteluun, kokeiluun, mallintamiseen. 

Flyvbjerg on tiivistänyt tietokantansa löydökset taulukoksi. Siitä huomataan, että pahiten budjettinsa ovat ylittäneet ydinvoimalaprojektit ja vähiten uusiutuvan energian rakennusprojektit. Ensimmäiset tuppaavat olemaan yksittäisiä, joka kerta alusta suunniteltuja, jälkimmäiset modulaarisia, saman tunnetun toistoa. 

Suomessakin paljon huomiota ja harmia herättäneet IT-projektit ovat Flyvbjergin listalla viidentenä. Niiden budjetti tuplaantuu, mikä on harmillista. Erityisen harmillista on, että projektit, joiden kustannukset ylittyvät, ovat todella kalliita, viisinkertaisesti budjetin maksavia. 

Mikä sitten neuvoksi? Flyvbjergin mukaan kannattaa palkata kokenut mestari työmaalle, hänelle osaavat työntekijät (ei siis halvimpia vaikka sellaisia joku tarjoaisikin kilpailutuksessa. Projektin aikana on pidettävä mielessä miksi projektia ylipäänsä on olemassa eikä muutettava tavoitteita kesken kaiken (IT projektit usein muuttuvat liiaks). Jos mahdollista, älä tee mitään aivan uutta, mutta jos on pakko. pyri modulaarisuuteen, osien toistettavuuteen. Projektin alussa on syytä käyttää aikaa suunnitteluun eikä suin päin rynnätä toteuttamaan (Sarastia!). 

Flyvbjerg huomautta, että hyvin harvat hankkeet ovat ainutlaatuisia. Siksi on viisasta etsiä ihmisiä, jotka ovat aiemmin vastaavia tehneet. Projektin aikana on olennaista pitää silmällä riskejä, ei niinkään keskittyä onnistumisen hetkiin. Erityisesti on hyvä muistaa, että projektin suurin riski on sen johtaja, just sinä itse. 

Suosittelen Flyvbjergin kirjaa aivan jokaiselle, joka joskus joutuu triviaalia isomman projektin kanssa tekemisiin. Tai jota kiinnostaa tietää, miksi vaikkapa valtion IT-projekti tuppaavat epäonnistumaan - puhumattakaan yksityisten firmojen projekteista, joiden epäonnistumiset näkyvät harvemmin, mutta sitäkin suurempina: konkursseina!